电子邮件已经成为现代生活中不可或缺的一部分。但有时候不知道该如何迅速回信，也很令人烦恼。尤其遇到特别重要的信，虽然心里在意，但迟迟不敢回应，只能把邮件开了又关、关了再开……徒劳虚耗时间而已。其中最常见的是，犯错后必须寄的道歉信。通常遇到这种状况，下笔会变得很困难。像是工作的期限延误了、不小心重复安排会面时间等。碰到这些情形，因为已经没有办法补救了，最好尽早写信道歉。
无论你反复考虑也好、烦恼也好，答案只有一个。就是诚恳地说：“真的非常抱歉！”如果连道歉都拖拖拉拉，恐怕给人的印象只会更差。那么，要怎么把“真的非常抱歉”真诚地传达给对方？我的做法是：绝对不找任何理由或借口。千万别说什么让人听不下去的借口，最重要的是好好表达“我想要向您道歉”这件事。缺乏说服力的理由，无疑是火上浇油。犯错的时候，你的心里应该是急着想道歉：“哎呀，我搞砸了，真抱歉。”没错吧？请把这样的想法明确告诉对方，并询问：“现在有什么我能帮得上忙的地方吗？你担心道歉之后会遇到招架不住的难题吗？别害怕，只要你以谦逊的态度面对，应该不会有人故意刁难。别再烦恼了，试着与对方沟通看看吧。对方原本处于“盛怒”的状态，如果你让对方转而思考“为了补偿，有什么可要求的？”他们的想法会有所转变，心情也会稍微缓和一些。
不论自己有多懊恼，只读信也解决不了问题。不要解释理由，先道歉，接着询问“有什么我可以帮得上忙的地方吗”。只要及早回复，双方的压力都不至于持续累积下去，这种方法真的比较妥当喔。
